Anfrage der FDP-Ratsfraktion
zur Sitzung des Ausschusses für Digitalisierung und allgemeine
Verwaltungsorganisation am 27.10.2022
Betrifft:
Anfrage der FDP-Ratsfraktion: Unkomplizierter Staat: Lesbarkeit und
Verständlichkeit der Behördenkorrespondenz mit den Bürger:innen
Sehr geehrter Herr Rasp,
im Namen unserer Fraktion bitten wir Sie, nachfolgende Anfrage auf die
Tagesordnung der Sitzung des Ausschusses für Digitalisierung und allgemeine
Verwaltungsorganisation am 27. Oktober 2022 zu setzen und von der
Verwaltung beantworten zu lassen:
Anfrage
1. Welche Maßnahmen trifft die Verwaltung um die Korrespondenz mit
Bürger:innen so einfach und verständlich wie möglich zu formulieren?
2. Werden Maßnahmen zur bürgerfreundlichen Korrespondenz regelmäßig
evaluiert, wenn ja wie und mit welchen Kennzahlen?
3. Wenn solche Evaluierungsmaßnamen durchgeführt werden, wird ein
Benchmark im Vergleich mit einzelnen Ämtern ermittelt? Wenn ja, mit
welcher Methode?
Begründung:
Wir sind der Auffassung, dass eine einfache Bürgersprache den
Servicegedanken der Stadtverwaltung fördert. Deshalb ist für uns die
Verständlichkeit von Behördenschreiben genauso wichtig wie die
Rechtssicherheit.
Mit freundlichen Grüßen
Sebastian Rehne und Piero Alessio
Anfrage der FDP-Ratsfraktion zur Sitzung des ADIG am 27.10.2022:
Unkomplizierter Staat: Lesbarkeit und Verständlichkeit der
Behördenkorrespondenz mit den Bürger:innen
Frage 1:
Welche Maßnahmen trifft die Verwaltung um die Korrespondenz mit
Bürger:innen so einfach und verständlich wie möglich zu formulieren?
Antwort:
Die Mitarbeitenden der Stadtverwaltung Düsseldorf sind zur Verwendung einer leicht
verständlichen und geschlechtergerechten Sprache angehalten. Hierzu werden relativ
kurze Sätze adressatengerecht, ausgehend vom Duktus der Eingaben, wertschätzend
formuliert. Dabei wird auch, sofern notwendig, leichte Sprache verwendet. Klassisches
Verwaltungsdeutsch oder Fachtermini sollten weitestgehend vermieden werden.
Dies ist jedoch nicht bei jeder Korrespondenz anzuwenden, ordnungsbehördliche
Anschreiben müssen z.B. Rechtssicherheit aufweisen und eine bestimmte Form
wahren. Soweit umfangreichere rechtliche oder technische Ausführungen erforderlich
sind, soll die Kernbotschaft vorangestellt und der erläuternde Teil angehängt werden.
Für alle Fragen der Öffentlichkeitsarbeit unterhält die Stadt zudem als Fachamt das
Amt für Kommunikation. Mit ihm sind nicht nur alle Schritte der Öffentlichkeitsarbeit
grundsätzlich abzustimmen, es berät bei Bedarf auch bei der Konzeption von
Geschäftspapieren.
Alle Korrespondenzen enthalten grundsätzlich Kontaktmöglichkeiten mit der
versendenden Verwaltungsstelle für etwaige Rückfragen. Darüber hinaus steht bei
Bedarf allen Bürger*innen das Ideen- und Beschwerdemanagement im Büro des
Oberbürgermeisters mit Rat und Tat zur Seite.
Frage 2:
Werden Maßnahmen zur bürgerfreundlichen Korrespondenz regelmäßig
evaluiert, wenn ja wie und mit welchen Kennzahlen?
Antwort:
Wegen der hohen Diversität der einzelnen Geschäftsvorfälle und der sich daraus
ergebenden Korrespondenz ist eine systematische und regelmäßige Evaluierung sehr
schwierig. Zudem käme diese einer Leistungskontrolle der jeweiligen Mitarbeitenden
gleich, die arbeitsrechtlich nicht zulässig ist. Soweit Auffälligkeiten bei
Korrespondenzen auftreten, wird diesen nachgegangen.
Frage 3:
Wenn solche Evaluierungsmaßnamen durchgeführt werden, wird ein
Benchmark im Vergleich mit einzelnen Ämtern ermittelt? Wenn ja, mit
welcher Methode?
Antwort:
Siehe Antwort zu 2.